Wanneer doe je BTW-aangifte?
Als ZZP'er met een BTW-nummer doe je doorgaans kwartaalaangifte: vier keer per jaar, steeds binnen een maand na het einde van het kwartaal. De deadlines voor 2026 zijn:
- Q1 (jan-mrt): uiterlijk 30 april 2026
- Q2 (apr-jun): uiterlijk 31 juli 2026
- Q3 (jul-sep): uiterlijk 31 oktober 2026
- Q4 (okt-dec): uiterlijk 31 januari 2027
De Belastingdienst stuurt je een herinnering per e-mail of via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Zorg dat je e-mailadres up-to-date is om de deadline niet te missen. Te laat indienen levert een naheffing op van minimaal €68.
Wat is de KOR en ben ik vrijgesteld?
De Kleineondernemersregeling (KOR) is een BTW-vrijstelling voor ondernemers met een jaarlijkse omzet onder €20.000. Als je de KOR hebt aangevraagd, hoef je geen BTW te berekenen aan klanten en geen BTW-aangifte te doen. Je kunt dan ook geen BTW terugvragen op inkopen.
De KOR is aantrekkelijk als je weinig zakelijke kosten maakt en voornamelijk aan particulieren factureert. Vraag de KOR aan bij de Belastingdienst als je aan de voorwaarden voldoet. Eenmaal aangevraagd geldt de KOR voor minimaal 3 jaar.
BTW-aangifte via boekhoudsoftware
Met moderne boekhoudsoftware is BTW-aangifte vrijwel automatisch. Als je je facturen en bankafschriften up-to-date houdt, berekent de software de te betalen BTW al voor je. Het enige wat je dan hoeft te doen is controleren en goedkeuren.
Bij e-Boekhouden en Moneybird verstuurt de software de aangifte direct naar de Belastingdienst via een beveiligde koppeling — je hoeft niet apart in te loggen op Mijn Belastingdienst.
Stap-voor-stap: BTW-aangifte via e-Boekhouden
- Zorg dat je administratie bij is. Alle facturen verstuurd, bankafschriften gesynchroniseerd en bonnetjes verwerkt voor het afgelopen kwartaal.
- Ga naar BTW-aangifte. In het e-Boekhouden dashboard vind je onder "BTW" de optie "BTW-aangifte maken". Selecteer het juiste kwartaal.
- Controleer de berekende bedragen. De software toont: BTW op verkopen (te betalen), BTW op inkopen (aftrekbaar), en het saldo. Controleer of de bedragen kloppen met je facturen.
- Verstuur de aangifte. Klik op "Versturen naar Belastingdienst". Je ontvangt een bevestiging per e-mail.
- Betaal de BTW. Als je BTW moet betalen, ontvang je een acceptgiro of betaalinformatie. Betaal vóór de deadline via iDEAL of bankoverschrijving.
Wat als je BTW terugkrijgt?
Als je meer BTW hebt betaald op inkopen dan je hebt ontvangen via verkopen, krijg je BTW terug. Dit is terug te vinden in je aangifte als een negatief bedrag. De Belastingdienst stort het bedrag doorgaans binnen 6-8 weken op je rekening.
Veel gemaakte fouten
- Deadline missen: stel een kalenderherinnering in voor twee weken vóór elke deadline. Te laat is direct een naheffing.
- Privékosten meerekenen: alleen zakelijke kosten mogen worden afgetrokken. Een lunch met vrienden is geen zakelijke kostenpost.
- Geen 0%-facturen vergeten: facturen aan klanten buiten de EU hebben 0% BTW maar moeten wel in je aangifte vermeld worden onder intracommunautaire leveringen of exportverkopen.
- Bankrekening niet koppelen: zonder bankkoppeling verwerk je transacties handmatig — dat kost veel meer tijd en vergroot de kans op fouten. Koppel altijd je zakelijke rekening aan je boekhoudsoftware.
Welke boekhoudsoftware maakt BTW-aangifte het makkelijkst?
Alle pakketten in onze vergelijking ondersteunen directe BTW-aangifte naar de Belastingdienst. Voor de meeste ZZP'ers is e-Boekhouden de goedkoopste optie met starters 15 maanden gratis. Moneybird heeft de modernste interface als je ook veel factureert. Bekijk de volledige vergelijking in onze boekhoudsoftware sectie.