Peppol en e-facturatie uitgelegd — wat moet je weten in 2026?

Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine — een mooie naam voor een praktisch systeem. Het is een gestandaardiseerd Europees netwerk waarover facturen digitaal worden uitgewisseld. Een factuur die via Peppol wordt verstuurd, hoeft niet meer geprint, gescand of handmatig ingevoerd te worden — hij landt automatisch in het boekhoud- of ERP-systeem van de ontvanger.

Vergelijk het met iDEAL voor betalingen: één standaard, overal in Europa hetzelfde. Peppol werkt op dezelfde manier voor facturen.

Is e-facturatie verplicht?

Voor leveringen aan Nederlandse overheidsinstanties (gemeenten, ministeries, ziekenhuizen, onderwijsinstellingen) is e-facturatie via Peppol al verplicht. Als je aan de overheid levert en je stuurt een papieren of PDF-factuur, loop je het risico dat de factuur niet verwerkt wordt of betaling vertraging oploopt.

Voor reguliere B2B-facturatie (bedrijf naar bedrijf) is Peppol in Nederland nog niet verplicht, maar de Europese Commissie werkt aan regelgeving die e-facturatie breder verplicht stelt. In Italië en sommige andere EU-landen is dit al verplicht. Het is een kwestie van tijd voor dit in heel Europa geldt.

Wat heb je nodig om via Peppol te factureren?

Je hebt drie dingen nodig:

• Boekhoudsoftware met Peppol-ondersteuning. Moneybird biedt Peppol gratis inbegrepen. Exact Online heeft ook Peppol ingebouwd. Bij SnelStart kost Peppol extra via een externe provider.
• Een Peppol-ID (GLN of KvK-nummer). Dit is jouw unieke identificatie op het Peppol-netwerk. Moneybird regelt dit automatisch bij aanmelding.
• Het Peppol-ID van de ontvanger. Je hebt het identificatienummer nodig van de organisatie waaraan je factureert. Overheidsinstanties publiceren hun Peppol-ID doorgaans op hun website.

Wat is het verschil tussen een UBL-factuur en Peppol?

UBL (Universal Business Language) is het formaat van de factuur — een gestandaardiseerde XML-structuur. Peppol is het netwerk waarover die factuur verstuurd wordt. Een Peppol-factuur is altijd in UBL-formaat, maar een UBL-factuur kan ook per e-mail verstuurd worden zonder Peppol.

Voor overheidslevering geldt de verplichting voor het hele pakket: UBL-formaat via het Peppol-netwerk. Simpel gezegd: je kunt niet volstaan met een PDF-factuur, ook niet als die PDF technisch een UBL-bijlage heeft.

Welke boekhoudsoftware ondersteunt Peppol?

Moet ik nu actie ondernemen?

Lever je aan de overheid? Ja — controleer dan of je boekhoudsoftware Peppol ondersteunt en of je al een Peppol-ID hebt aangevraagd. Moneybird is in dat geval de eenvoudigste keuze.

Lever je alleen aan bedrijven? Dan is er nu geen verplichting, maar het is verstandig om boekhoudsoftware te kiezen die Peppol alvast ondersteunt. Zo hoef je later niet van pakket te wisselen.